5 Claves de Seguridad en la Organización de un Evento

En la organización de congresos, ferias, eventos corporativos o ceremonias sociales, la seguridad es un tema clave.

Se trate de un mega evento, o de una simple celebración social, son siempre cuidados que deben tomarse muy en cuenta en los primeros estadíos del desarrollo y planificación del evento, para estar en condiciones de prevenir cualquier tipo de incidente grave.

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Es preciso coordinar y proteger la integridad física de organizadores, personal, invitados, celebridades, oradores, participantes y anfitriones; y por qué no también, de las propias instalaciones donde se desarrolla el evento.

Cuando se habla de seguridad se abarcan varios aspectos y circunstancias:
  • Geográficas, sismos, grandes tormentas, inundaciones, etc.
  • Terroristas, bombas, atentados, etc.
  • Delictivas, secuestros, asaltos, etc. 
  • Físicas, incendio en las instalaciones, perdida de gases, etc.
  • Sanitarias, contaminación de alimentos, epidemias, etc.
Es ideal y recomendable contar con un servicio de profesionales en seguridad; ellos manejan de manera versátil la estrategia, logística y cantidad de personal, adecuándose al tipo de evento y a la población de público que representa.

Es bueno hacerlo con antelación, para contar con plazos acordes en el desarrollo de las medidas o planes de seguridad que se impongan en cada caso. 
 

5 Claves

Hay 5 puntos claves a dominar en la elaboración y control de un plan  de seguridad, para garantizar el éxito en la maniobra.
 

1 Identificar y valorar una amenaza


En todo plan de seguridad, lo primero es identificar si hay algún tipo de amenaza, para luego valorarla.

Para hacerlo, se debe analizar objetivamente todas las circunstancias que rodean al evento. Se deben evaluar los posibles riesgos, y la información, deberá ser verificada y analizada en función de su relevancia. 
 
La ubicación
Se examina la posible proximidad a barrios con altos niveles de inseguridad, sitios de difícil acceso, o de escasa iluminación, entre otros. 

Las instalaciones
Por ejemplo en hoteles, bajo ciertos parámetros, se evalua si cuentan con un determinado nivel de seguridad tanto en equipamiento de protección y combate de un incendio, sistema de alarmas, control de accesos, circuito cerrado de televisión.

Si cuenta con  personal de seguridad y emergencia capacitado para la atención en situaciones de crisis y primeros auxilios.

Si cuenta con planes de autoprotección de emergencia y evacuación frente a situaciones críticas, y si son conocidos por todo el personal del hotel, y puestos en práctica a través de  simulacros. 

Las condiciones climáticas de la zona
Y las previsiones que toman las instalaciones al respecto.

Tormentas intensas, sismos, inundaciones, pueden ser factores que afecten la duración de un evento, y pueden llegar a ser grandes generadores de disturbios si no se maneja la eventual situación debida y rápidamente.

Estas medidas se aplican a eventos de corta duración, y a actividades que ocupan más tiempo. El trabajo de inteligencia nos lleva a crear un plan de seguridad. Si no se genera este proceso, se corre el riesgo de enfrentar situaciones tremendamente difíciles de contener una vez generadas. 
 

2 Todos al tanto y bien informados 


Anfitrión, organizadores, eventuales miembros del staff, junto a su personal de seguridad privada, y todo el personal involucrado en un evento, deben estar preparados para situaciones especiales que pudieran surgir, de ahí la importancia de un grupo profesional y líder en el tema de seguridad, que los informe y adoctrine en su plan. 
 
Se debe estar preparado para manejar rápida y efectivamente cualquier situación de riesgo, y minimizar los impactos que estas situaciones generen a las posibles víctimas.
 
Es vital para ello contar con una lista de contactos de emergencia y  saber a quién dirigirse en caso de un problema o incidente, pequeño o grave, que surja durante el transcurso del evento.

La comunicación es primordial y se debe establecer en un solo sentido, siguiendo los lineamientos del grupo responsable de la seguridad. 
 

3 Control de masas


Son las medidas o planes operacionales, para evitar cualquier tipo de disturbio que involucre un gran número de personas. Los factores que pueden llevar a un disturbio en masa son la imitación, el beneficio del anonimato, el contagio emocional y el pánico. 
 
Es importante tener clara la ubicación general de la gente en el evento y en base a ello, tomar la precaución necesaria al respecto. Cualquier reunión, sin importar el propósito, puede derivar en disturbios, y el desorden a gran escala se da en multitudes.
Foto de Illumination Marketing en Unsplash
Un plan más eficaz para evitar disturbios, es el que elimina o minimiza la posibilidad de que se formen grupos colectivos. Flujo continuo, separación y dispersión, son clave para un control de masas exitoso; mantener un movimiento continuo, intencional y controlado sobre las áreas propensas a tumultos. 
 
La forma más simple de asegurar un flujo estable es situar elementos o personal de seguridad en estas áreas susceptibles y proporcionar instrucción y orientación. Se puede incluir señalización clara del destino correcto, e incluso de vías alternativas. 
 

4 Manejo de contagio emocional y pánico


El contagio emocional y pánico pueden ser precursores de un desastre potencial que requiera de medidas extremas de seguridad. Para minimizar la posibilidad de que estos factores alcancen un grupo, son necesarias medidas de respuesta inmediata. 
 
El frenetismo y respuesta irracional a la percepción de un peligro que estos factores representan, requieren de un correcto y rápido manejo, y debe incluirse en la formación del personal encargado de control y operaciones de respuesta. 
 
Manteniendo una fuerte presencia en y alrededor del evento, se da una percepción de seguridad, de cierta autoridad presente que sirve para mantener orden, e impedir disturbios menores, o incluso irrumpir en eventuales disturbios de gran escala. 
 

5 Planes de contingencia y evacuación


El plan de control de masas puede verse afectado por distintas circunstancias, en cuyo caso deben implantarse planes adecuados de contingencia, y acompañar a las acciones llevadas a cabo por las fuerzas de seguridad, en el despliegue de una fuerza de respuesta rápida.

Retrasar una acción positiva varios minutos es la diferencia entre atender un accidente desafortunado, y sostener una situación irremediablemente trágica. 
 
Lo más relevante e importante es que los planes de contingencia deben ser flexibles. Un elemento crítico de cualquiera de estas medidas es, por ejemplo, el permitir la salida de la multitud.

En planes de contingencia y respuesta, la influencia y efecto del contagio emocional y pánico es de muchísimo cuidado y puede ser muy contraproducente en el manejo de la crisis. 

Un plan de seguridad efectivo no debe enfocarse únicamente a la seguridad física y control de masas, sino en un buen plan de contingencias y gestión de prevención, para minimizar cualquier riesgo que se presente antes, durante y después de la realización del evento, manejando inteligentemente lucha contra incendios, sistemas y procedimientos de evacuación, apoyo de primeros auxilios, reacción frente a emergencias, entre otros.
 

Protegiendo celebridades


Anillos de seguridad

Cuando se trata de eventos con la asistencia de una gran figura del medio político, artístico o empresarial, se requiere de seguridad adicional y además suele establecerse un operativo de seguridad especial, que se basa en anillos, con pasos y rutinas a seguir, haciendo de filtro, y estableciendo círculos de seguridad.

Es una acción coordinada entre los organizadores, su personal de seguridad, y el equipo involucrado en la salvaguarda del personaje, sin descuidar en ningún momento al resto de los presentes. 
 
El Primer anillo es el espacio más cercano a la celebridad, abarca el espacio físico entre este y los demás asistentes, y las medidas de evacuación que el equipo tendrá en caso de un eventual incidente,  ruta de escape, salida de emergencia, etc.

En el Segundo anillo, quienes lo integran se encargan de vigilar y controlar los accesos a la zona especial, y estar al tanto de lo que sucede en el interior del recinto, anticipando cualquier situación, y teniendo en claro que su primer prioridad es  la figura pública.
Foto de Anthony Fomin en Unsplash

En el Tercer anillo, el equipo de seguridad junto con las autoridades del lugar, están a cargo de resguardar las calles aledañas, controlar el ingreso de invitados y proveedores. Es el primer filtro, y donde se pueden prever posibles manifestaciones. 
 
Adicional a los 3 anillos debe tenerse un plan de contingencia bien claro para garantizar la protección del resto de los presentes en el evento, y en las inmediaciones también.
 

Destinos seguros para eventos

 
La industria de eventos genera un turismo de eventos, y muchas empresas y grandes organizadores buscan distintas alternativas y destinos donde se garantice al máximo la seguridad.

Un País con niveles de delincuencia bajos, sin amenazas terroristas, ni secuestros o asaltos a turistas, sin catástrofes naturales, es sin lugar a dudas, una plaza muy atractiva para la realización de este tipo de actividades.
 
Se buscan destinos seguros para realizar sus congresos, ferias, y eventos corporativos, tomando en cuenta todos los aspectos que hacen a la seguridad. Se analiza el nivel de seguridad en vuelos, aeropuertos y alojamientos.

Se toma en cuenta también los  fenómenos climáticos, problemas de salud como epidemias, y seguridad en el consumo de alimentos. Analizan si existen guerras o amenazas terroristas; si existe inseguridad debido a altos índices delictivos, secuestros, y asaltos a turistas.
 
Se pasa un minucioso examen través de grupos profesionales en seguridad, contratados específicamente para hacer relevamiento y evaluación de todos los riesgos posibles y de la medidas de prevención y protección existentes, comenzando por evaluar la seguridad en general del País, la ciudad,  la seguridad de la zona específica, y terminando por evaluar la seguridad del hotel o instalación donde se va a realizar la actividad.
 
Si se es plaza segura, no debería perderse más tiempo, y buscar la manera de hacerse conocer en la industria de eventos, como destino recomendable.